Her işletmede yıllar içinde büyüyen bir arşiv vardır: faturalar, sözleşmeler, personel dosyaları, defterler. Büyük kısmı günlük işte kullanılmaz ama yasal saklama süresi dolmadığı için atılamaz. Sonuç, ofis dolaplarının bu evrakla dolmasıdır.
Hangi evrak dışarı çıkabilir?
Evrakı kullanım sıklığına göre üçe ayırmak pratik bir yoldur: aktif (haftalık dokunulan, ofiste kalır), yarı aktif (ayda birkaç kez gereken, dışarıda saklanabilir), pasif (yalnızca yasal zorunluluk için tutulan). Depolamanın asıl konusu üçüncü gruptur.
Hangi belgenin ne kadar tutulacağını mali müşavirinizle netleştirmeden imha kararı vermeyin.
Kutulama ve listeleme
- Tek ölçüde arşiv kutusu kullanın; farklı boyutlar istiflenemez ve raf düzenini bozar.
- Kutuları ağzına kadar doldurmayın; dosyaların çıkarılabilmesi için birkaç santim boşluk kalsın.
- Her kutuya numara verin ve numarayı kısa kenara yazın.
- Basit bir tablo tutun: kutu numarası, içerik özeti, yıl ve varsa imha tarihi.
Nem, ışık ve düzen
Kâğıt neme ve doğrudan ışığa en duyarlı malzemelerden biridir. Kutular zemine değil palet üzerine konur, duvarla arasında hava dolaşacak boşluk bırakılır. Metal ataç ve tel zımbalar uzun sürede paslanıp kâğıdı lekeler; mümkünse plastik klipsle değiştirin.
Gizlilik ve erişim
Personel ve müşteri verisi içeren evrak, erişimi kontrol edilmeyen bir alanda tutulamaz. Odayı yalnızca sizin anahtarınız açar; tesis 7/24 kamera ve alarmla izlenir. Erişim ihtiyacı olan kutular odanın kapıya yakın kısmına, yalnızca yasal süre için tutulanlar arkaya yerleştirilir.
